Como organizar a vida virtual

escrito por Maggníficas


Facebook, Twitter, Instagram, email pessoal, email de trabalho, RSS, Pinterest, YouTube, Tumblr… uma infinidade de informações que acessamos todos os dias e uma realidade para boa parte das pessoas. Muitas de nossas atividades cotidianas são dependentes desses sistemas de informação e de dispositivos eletrônicos que nos conectam a eles. Vivemos online.
Diante dessa explosão de sites, jogos, redes sociais e arquivos, é fácil perder o controle e ficar com a “vida virtual” desorganizada. Veja por exemplo a sua caixa de downloads. Como ela está? Algumas pessoas costumam baixar arquivos e entulhá-los numa pasta de downloads ou na área de trabalho do computador. E na hora que precisam acessar facilmente um arquivo, lá se vão muitos minutos procurando. E não tem spotlight que dê jeito em desorganização, gente!
Organizar a sua vida virtual ajudará você a localizar facilmente uma informação, em qualquer lugar!
Você já está no computador, certo? Então vamos organizar?
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1. Atualize seus perfis nas redes sociais, principalmente aqueles que possuem informações de trabalho. Hoje em dia as empresas pesquisam bastante o histórico de seus funcionários através dessas redes.
2. Email: Classifique o seu email em pastas ou marcadores. Quanto mais simples melhor. O mais importante no email é processar a caixa de entrada com freqüência, apagar o que for lixo, responder, delegar ou resolver o que for rápido no momento que recebe o email, processar como tarefa ou arquivar para consulta/referência. Eu faço isso usando o fluxograma GTD
3. Desktop: Mantenha o seu desktop organizado, com pastas de projetos ativos, projetos passados, arquivos, etc. Para facilitar essa formulação, trabalhe na sua taxonomia pessoal.
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Dica: Fuja de pastas no estilo “Miscelânea”. É uma cilada, Bino! Esse tipo de pasta só serve para depósito de toda tralha virtual. Raramente há uma classificação do que está por ali. 
5. Downloads: Processe os arquivos que você baixar no momento em que o download for concluído. Ou pelo menos uma vez ao dia. Crie o hábito de renomeá-los com as informações necessárias para localização fácil e rápida.
Dica: O Google Desktop é um bom aplicativo para quem tem muitos arquivos soltos e dificuldades para encontrar o que deseja no computador.
6. Backup: Faça backups dos seus arquivos com regularidade. Passe as informações para um HD externo, jogue na nuvem, mande informações importantes para o seu email.
No caso do Dropbox por exemplo, recomendo manter uma pasta no computador e mantê-la atualizada, para que você possa acessar facilmente seus arquivos utilizando dispositivos móveis.
Uma boa alternativa para arquivos de trabalho que sofrem mudanças constantes é o Google Docs, um programa para arquivos de textos, planilhas e apresentações em um escritório virtual. Ele permite edição, armazenamento e compartilhamento online.
7. Reúna suas redes sociais para visualização. Estipule momentos do seu dia para acessar essas redes. Várias pessoas conseguem trabalhar e render bem com o Facebook aberto, mas a maioria tende a passar muito tempo navegando nos posts dos amigos e perde minutos preciosos de trabalho ou de estudo.
Dica: O TweetDeck é um aplicativo que reúne Twitter, Facebook, Linkedin, Google Buzz, Foursquare e MySpace. Há versões para Windows, Mac OS X e Linux e também está disponível para Android e iPhone. Uma forma de acessar de uma vez só todas as suas redes.  
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Não deixe pra amanhã o que você pode fazer agora. Organize a sua vida virtual e acompanhe os bons resultados. 
Beijos e até a próxima.
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Gabriela Brasil é graduada em Cinema e Mídias Digitais. A consultora tem expertise na área de produção audiovisual - direção de produção, gestão e elaboração de projetos. Atua na organização de escritórios, residências e ambientes digitais. Também presta consultoria para organização pessoal e no trabalho. É credenciada pela OZ, de São Paulo, única instituição no Brasil certificadora do curso de Formação de Organizadores de Residências e Escritórios.

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