Como organizar arquivos digitais

escrito por Maggníficas


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Caro amigo, se a sua área de trabalho do computador for semelhante a dessa foto, pare um minuto e leia esse post. 
 
Olhe a sua volta. Você consegue contar a quantidade de lugares onde você tem arquivos digitais armazenados? Pen drive, HDs, CDs, DVDs, cartões de memória, mp3, tablet, celular, câmeras e por aí vai. Agora imagine-se procurando um arquivo em meio a todos esses lugares desorganizados. Desesperador, não é? 
 
Um ambiente virtual desorganizado pode ser tão caótico e estressante quanto um ambiente físico desorganizado. Não lembramos que nome foi dado ao arquivo, em que pasta ele foi armazenado, qual a data que foi salvo. Imagine então procurar por um arquivo de anos atrás? Por isso a melhor forma de ter o controle dos seus arquivos digitais é colocando-os em ordem. Com os arquivos organizados e backups em dia, podemos sempre encontrar um ambiente prático, eficiente e funcional. 
 
Comece assim: 

01. Destralhe e identifique áreas de atuação
Isso significa parar algumas horas para olhar todos os seus arquivos e colocar a lixeira pra funcionar. É um bom momento também para identificar os assuntos e armazenar os arquivos já em categorias. Uma boa dica é separar por áreas da sua vida ou pelos papéis que você exerce. Pense sempre no propósito do arquivo e não no formato dele, assim fica simples identificar um lugar para cada coisa. Veja o exemplo abaixo.
 
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Faça subcategorias se for necessário. Provavelmente será. Mais de 20 arquivos geralmente pedem subpastas. Dentro dos seus estudos você pode ter várias matérias, assim como no seu trabalho vários projetos diferentes. 

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02. Renomeie seus arquivos
Organizamos ambientes digitais para conseguir localizar informações facilmente. Para que isso aconteça, os nomes dos arquivos precisam estar claros e possuir palavras chaves que possam ajudar na busca. Nunca mais nomeie um arquivo de Documento1.doc! 
 
Lembre-se que: 
# Você pode abusar da explicação no título do arquivo;
# Você pode identificar por temas e datas. Exemplo: 2014_Fotos_Formatura Ana, Inglês_Tabela de Verbos Irregulares;
# O título do arquivo deve ser suficiente para que você saiba o conteúdo do mesmo;
# Se os títulos passarem a ficar muito grandes, tente outra subpasta;
# Evite arquivos com FINAL e IMPRIMIR no nome.
 
Alguns dos meus arquivos:
 
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03. Organize a área de trabalho
Na área de trabalho devem estar os arquivos, programas e aplicativos que você utiliza com mais frequência. Apenas.
 
Experimente setorizar sua área de trabalho. Um rápido Google e você achará milhares de backgrounds para organização. Fácil, rápido, prático, eficiente. Tudo que precisamos na correria do dia a dia. 
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04. Mantenha a organização
Manter a organização do computador é como a faxina do escritório ou da casa: precisa acontecer com frequência. Para o computador, que usamos diariamente, eis algumas dicas que ajudam a manter a organização:
 
# Nunca comece um arquivo antes de dar um nome correto a ele e salvar também em pasta correta;
# Limpe pastas temporárias (transferências, downloads, meus arquivos recebidos) com frequência;
# Limpe a lixeira. Certifique-se sempre de que não irá mesmo precisar mais de algum arquivo que está lá;
# Faça cópias de segurança de backups, arquivos recentes e permanentes;
# Utilize algum serviço de armazenamento. Eu uso e gosto muito do Dropbox e também uso o iCloud pra salvar bastante coisa, principalmente arquivos do tablet e celular.
 
Organizando fica tudo muito mais fácil, não é?
Beijos e até a próxima.

Esse post apareceu primeiro AQUI.

 

Gabriela Brasil é graduada em Cinema e Mídias Digitais. A consultora tem expertise na área de produção audiovisual - direção de produção, gestão e elaboração de projetos. Atua na organização de escritórios, residências e ambientes digitais. Também presta consultoria para organização pessoal e no trabalho. É credenciada pela OZ, de São Paulo, única instituição no Brasil certificadora do curso de Formação de Organizadores de Residências e Escritórios.

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