Organizando contas e documentos

escrito por Maggníficas


Ainda que nessa era digital muitas pessoas tentem se livrar ao máximo dos papéis, eles são inevitáveis. Documentos, comprovantes, garantias e lá se vão os papéis se acumulando. E vai tudo muito bem até que você precise de um deles e passe horas procurando e com sorte acha e ele não estragou.



Pra que isso não aconteça e a papelada não se misture, aconselho a separar, em primeiro lugar os documentos pessoais e de bens materiais. Eu tenho para cada integrante de casa, uma pasta daquelas com envelopes plásticos que chamo de “pasta da vida”. Nela coloco desde à certidão de nascimento e assim por diante. 
Então, aí vai uma listinha dos documentos que eu arquivo nessa pasta:

  • Certidão de Nascimento
  • Certificados importantes(religiosos, escolares, cursos)
  • Certificado de Reservista
  • Diplomas
  • Apólice de seguros (de vida, da casa, do carro..)
  • Carteira Profissional
  • Passaporte
  • Boletim de Ocorrência (tive meus documentos furtados e anos depois apareceram problemas, o meu B.O. adiantou muitas coisas...)
  • Certidão de Casamento
  • Escrituras de Imóveis
  • Cópia de Documento de Veículo e Certificado de Transferência
  • Cópias dos Documentos Pessoais que você carrega consigo, principalmente da CNH
  • Certidões de Óbito que fiquem sob sua responsabilidade
  • Documentos Legais (quaisquer processos)

Para o restante da papelada, que no geral são contas, comprovantes, garantias, exames, carteiras de vacinação, imposto de renda, etc.., você pode usar pastas, envelopes, arquivos, gavetas, aquilo que simplificar mais a sua vida. Eu vou te contar como eu faço!

Tenho um arquivo com pastas suspensas de uso anual. Nele etiquetei as pastas com o nome das contas: condomínio, conta de luz, cartão de crédito A e B, escola das crianças, etc, etc, etc e porque faço assim? Por dois motivos: o primeiro porque se eu precisar comprovar ou conferir  um pagamento, vou direto ao assunto, segundo porque nem todas as contas pagas no mês serão usadas (infelizmente) na declaração do Imposto de Renda. 



Dessa maneira, quando chega o mês do leão me pegar, já tenho tudo pronto separado para entregar ao contador. Caso eu separasse minhas pastas por mês, teria o trabalho de separar os comprovantes, então, essa maneira foi a que ficou mais fácil pra mim, mas observe as suas necessidades!

Também separei outra pasta suspensa com o nome “saúde”. Nela deixo todos os resultados de exames, receitas, atestados, etc. Assim, quando temos um retorno médico sei exatamente onde procurar o exame e assim por diante. Também nesta pasta ficam as carteirinhas de vacinação e uma cópia do cartão do plano de saúde. Lembrem-se que em caso de perda ou furto, é melhor prevenir!

Mais uma pasta nomeada como “notas e garantias”. Sim, porque não adianta ter o certificado de garantia e não ter a nota fiscal na grande maioria dos casos. Ali permanecem pelo prazo que a garantia em questão cobre o produto adquirido.

Finalmente a última pasta escrito “outros” porque sempre aparece um comprovante que não se encaixa em categoria nenhuma e após muitos deles jogadinhos no fundo do arquivo, essa pasta me resolve!

Em pastas poliondas etiquetadas, geralmente por ano, arquivo: Declarações de Imposto de Renda e todos os comprovantes que não foram utilizados nas declarações mas devem ser guardados, e uma pasta destinada para manuais que julgo importantes de eletro eletrônicos.

Com esse sistema, trabalho na minha organização de papelada uma vez por semana quando apenas arquivo meus comprovantes e uma vez no ano quando retiro tudo o que vai para o contador e coloco em uma pasta e tudo o que não vai em outra, que já vai etiquetada para o armário!

E pra ajudar mais um pouquinho, segue uma lista da “validade” de todos os comprovantes. Claro que você deve tirar dúvidas com seu contador, se o tiver, mas na regra geral vale o seguinte:

1 Mês: (ou até se certificar da operação)
  • comprovantes de compra por cartão, seja ele de débito ou crédito
  • comprovantes de pequenas compras
  • comprovantes de depósitos bancários


1 ano:
  • Canhotos de cheques
  • Extratos bancários(eu aconselho um xeros, já que os dados se apagam)
  • Comprovantes de pagamentos de seguros


5 anos:
  • Contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais
  • Comprovantes de pagamento de plano de saúde
  • Comprovantes de pagamento de cartão de crédito
  • Comprovantes de pagamento de aluguel
  • Comprovantes de pagamento de mensalidades escolares e cursos de qualquer natureza
  • Declarações de Imposto de Renda
  • Comprovantes de pagamento de IPTU, IPVA e Licenciamento
  • Comprovante de pagamento de condomínios


Tempo determinado em particular:

  • Consórcios: os comprovantes devem ser guardados até o final do contrato
  • Notas Fiscais e Garantias: enquanto o produto estiver coberto pela garantia dada pelo fabricante ou pela loja onde foi adquirido
  • Contratos: ficam guardados enquanto tiver em vigência


Enfim o mais importante é você encontrar o método ideal pra você, nem que seja uma caixa de sapatos pra começar. Dedique uma hora por semana pra organizar seus papéis, desde um contrato até uma notinha de supermercado, quando estiver cada coisa em seu lugar, com certeza você ganhará muito mais tempo!

Boa sorte!


Anna Felca - Personal Organizer

Formada em Odontologia, após quinze anos a mania de organização falou mais alto.  Fui em busca da minha felicidade fazendo do que era um hobby a minha atual profissão. Curiosa, observadora em excesso, sempre achava alternativas pra deixar a vida dos amigos um pouco mais fácil. Sempre chamada pra organizar festas de última hora, pra ajudar nas mudanças das amigas, dar palpite nos projetos, enxerguei ali um nicho de negócio. Assim começou meu trabalho!

Cidades que atende: Londrina e região metropolitana.

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