Ainda que nessa era digital muitas pessoas tentem se livrar ao máximo dos papéis, eles são inevitáveis. Documentos, comprovantes, garantias e lá se vão os papéis se acumulando. E vai tudo muito bem até que você precise de um deles e passe horas procurando e com sorte acha e ele não estragou.

Pra que isso não aconteça e a papelada não se misture, aconselho a separar, em primeiro lugar os documentos pessoais e de bens materiais. Eu tenho para cada integrante de casa, uma pasta daquelas com envelopes plásticos que chamo de “pasta da vida”. Nela coloco desde à certidão de nascimento e assim por diante. 

Então, aí vai uma listinha dos documentos que eu arquivo nessa pasta:

Para o restante da papelada, que no geral são contas, comprovantes, garantias, exames, carteiras de vacinação, imposto de renda, etc.., você pode usar pastas, envelopes, arquivos, gavetas, aquilo que simplificar mais a sua vida. Eu vou te contar como eu faço!

Tenho um arquivo com pastas suspensas de uso anual. Nele etiquetei as pastas com o nome das contas: condomínio, conta de luz, cartão de crédito A e B, escola das crianças, etc, etc, etc e porque faço assim? Por dois motivos: o primeiro porque se eu precisar comprovar ou conferir  um pagamento, vou direto ao assunto, segundo porque nem todas as contas pagas no mês serão usadas (infelizmente) na declaração do Imposto de Renda. 

Dessa maneira, quando chega o mês do leão me pegar, já tenho tudo pronto separado para entregar ao contador. Caso eu separasse minhas pastas por mês, teria o trabalho de separar os comprovantes, então, essa maneira foi a que ficou mais fácil pra mim, mas observe as suas necessidades!

Também separei outra pasta suspensa com o nome “saúde”. Nela deixo todos os resultados de exames, receitas, atestados, etc. Assim, quando temos um retorno médico sei exatamente onde procurar o exame e assim por diante. Também nesta pasta ficam as carteirinhas de vacinação e uma cópia do cartão do plano de saúde. Lembrem-se que em caso de perda ou furto, é melhor prevenir!

Mais uma pasta nomeada como “notas e garantias”. Sim, porque não adianta ter o certificado de garantia e não ter a nota fiscal na grande maioria dos casos. Ali permanecem pelo prazo que a garantia em questão cobre o produto adquirido.

Finalmente a última pasta escrito “outros” porque sempre aparece um comprovante que não se encaixa em categoria nenhuma e após muitos deles jogadinhos no fundo do arquivo, essa pasta me resolve!

Em pastas poliondas etiquetadas, geralmente por ano, arquivo: Declarações de Imposto de Renda e todos os comprovantes que não foram utilizados nas declarações mas devem ser guardados, e uma pasta destinada para manuais que julgo importantes de eletro eletrônicos.

Com esse sistema, trabalho na minha organização de papelada uma vez por semana quando apenas arquivo meus comprovantes e uma vez no ano quando retiro tudo o que vai para o contador e coloco em uma pasta e tudo o que não vai em outra, que já vai etiquetada para o armário!

E pra ajudar mais um pouquinho, segue uma lista da “validade” de todos os comprovantes. Claro que você deve tirar dúvidas com seu contador, se o tiver, mas na regra geral vale o seguinte:

1 Mês: (ou até se certificar da operação)

1 ano:

5 anos:

Tempo determinado em particular: