Organizando contas e documentos

Ainda que nessa era digital muitas pessoas tentem se livrar
ao máximo dos papéis, eles são inevitáveis. Documentos, comprovantes, garantias
e lá se vão os papéis se acumulando. E vai tudo muito bem até que você precise
de um deles e passe horas procurando e com sorte acha e ele não estragou.
Pra que isso não aconteça e a papelada não se misture,
aconselho a separar, em primeiro lugar os documentos pessoais e de bens
materiais. Eu tenho para cada integrante de casa, uma pasta daquelas com
envelopes plásticos que chamo de “pasta da vida”. Nela coloco desde à certidão
de nascimento e assim por diante.
Então, aí vai uma listinha dos documentos que
eu arquivo nessa pasta:
- Certidão de Nascimento
- Certificados importantes(religiosos, escolares, cursos)
- Certificado de Reservista
- Diplomas
- Apólice de seguros (de vida, da casa, do carro..)
- Carteira Profissional
- Passaporte
- Boletim de Ocorrência (tive meus documentos furtados e anos depois apareceram problemas, o meu B.O. adiantou muitas coisas...)
- Certidão de Casamento
- Escrituras de Imóveis
- Cópia de Documento de Veículo e Certificado de Transferência
- Cópias dos Documentos Pessoais que você carrega consigo, principalmente da CNH
- Certidões de Óbito que fiquem sob sua responsabilidade
- Documentos Legais (quaisquer processos)
Para o restante da papelada, que no geral são contas,
comprovantes, garantias, exames, carteiras de vacinação, imposto de renda,
etc.., você pode usar pastas, envelopes, arquivos, gavetas, aquilo que
simplificar mais a sua vida. Eu vou te contar como eu faço!
Tenho um arquivo com pastas suspensas de uso anual. Nele
etiquetei as pastas com o nome das contas: condomínio, conta de luz, cartão de
crédito A e B, escola das crianças, etc, etc, etc e porque faço assim? Por dois
motivos: o primeiro porque se eu precisar comprovar ou conferir um pagamento, vou direto ao assunto, segundo
porque nem todas as contas pagas no mês serão usadas (infelizmente) na
declaração do Imposto de Renda.
Dessa maneira, quando chega o mês do leão me
pegar, já tenho tudo pronto separado para entregar ao contador. Caso eu
separasse minhas pastas por mês, teria o trabalho de separar os comprovantes,
então, essa maneira foi a que ficou mais fácil pra mim, mas observe as suas
necessidades!
Também separei outra pasta suspensa com o nome “saúde”. Nela
deixo todos os resultados de exames, receitas, atestados, etc. Assim, quando
temos um retorno médico sei exatamente onde procurar o exame e assim por
diante. Também nesta pasta ficam as carteirinhas de vacinação e uma cópia do
cartão do plano de saúde. Lembrem-se que em caso de perda ou furto, é melhor
prevenir!
Mais uma pasta nomeada como “notas e garantias”. Sim, porque
não adianta ter o certificado de garantia e não ter a nota fiscal na grande
maioria dos casos. Ali permanecem pelo prazo que a garantia em questão cobre o
produto adquirido.
Finalmente a última pasta escrito “outros” porque sempre
aparece um comprovante que não se encaixa em categoria nenhuma e após muitos
deles jogadinhos no fundo do arquivo, essa pasta me resolve!
Em pastas poliondas etiquetadas, geralmente por ano,
arquivo: Declarações de Imposto de Renda e todos os comprovantes que não foram
utilizados nas declarações mas devem ser guardados, e uma pasta destinada para
manuais que julgo importantes de eletro eletrônicos.
Com esse sistema, trabalho na minha organização de papelada
uma vez por semana quando apenas arquivo meus comprovantes e uma vez no ano
quando retiro tudo o que vai para o contador e coloco em uma pasta e tudo o que
não vai em outra, que já vai etiquetada para o armário!
E pra ajudar mais um pouquinho, segue uma lista da
“validade” de todos os comprovantes. Claro que você deve tirar dúvidas com seu
contador, se o tiver, mas na regra geral vale o seguinte:
1 Mês: (ou até se certificar da operação)
- comprovantes de compra por cartão, seja ele de débito ou crédito
- comprovantes de pequenas compras
- comprovantes de depósitos bancários
1 ano:
- Canhotos de cheques
- Extratos bancários(eu aconselho um xeros, já que os dados se apagam)
- Comprovantes de pagamentos de seguros
5 anos:
- Contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais
- Comprovantes de pagamento de plano de saúde
- Comprovantes de pagamento de cartão de crédito
- Comprovantes de pagamento de aluguel
- Comprovantes de pagamento de mensalidades escolares e cursos de qualquer natureza
- Declarações de Imposto de Renda
- Comprovantes de pagamento de IPTU, IPVA e Licenciamento
- Comprovante de pagamento de condomínios
Tempo determinado em particular:
- Consórcios: os comprovantes devem ser guardados até o final do contrato
- Notas Fiscais e Garantias: enquanto o produto estiver coberto pela garantia dada pelo fabricante ou pela loja onde foi adquirido
- Contratos: ficam guardados enquanto tiver em vigência
Enfim o mais importante é você encontrar o método ideal pra
você, nem que seja uma caixa de sapatos pra começar. Dedique uma hora por
semana pra organizar seus papéis, desde um contrato até uma notinha de
supermercado, quando estiver cada coisa em seu lugar, com certeza você ganhará
muito mais tempo!
Boa sorte!
Anna Felca - Personal Organizer
Formada em Odontologia, após quinze anos a mania de organização falou mais alto. Fui em busca da minha felicidade fazendo do que era um hobby a minha atual profissão. Curiosa, observadora em excesso, sempre achava alternativas pra deixar a vida dos amigos um pouco mais fácil. Sempre chamada pra organizar festas de última hora, pra ajudar nas mudanças das amigas, dar palpite nos projetos, enxerguei ali um nicho de negócio. Assim começou meu trabalho!
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